Para utilizar o tempo de forma mais eficiente, é crucial entender quando trabalhamos melhor e quando nosso rendimento é menor
Para utilizar o tempo de forma mais eficiente, é crucial entender quando trabalhamos melhor e quando nosso rendimento é menor
Para utilizar o tempo de forma mais eficiente, é crucial entender quando trabalhamos melhor e quando nosso rendimento é menor. Isso nos permite realizar as tarefas mais desafiadoras nos momentos de maior energia e deixar as tarefas mais simples ou rotineiras para os períodos de menor disposição, como após o almoço.
Christian Barbosa, no seu livro “A Tríade do Tempo” (Barbosa, 2005), divide o uso do tempo em três categorias: importância, urgência e circunstâncias. A tríade visa simplificar, modernizar e oferecer uma nova perspectiva sobre a nossa atitude em relação ao uso do tempo.
A base do novo conceito é a Tríade. As três esferas juntas compõem a forma como utilizamos nosso tempo. A principal diferença deste modelo em relação a outros é que, aqui, as esferas da importância e da urgência nunca ocorrem simultaneamente, ou seja, não há intersecção entre essas esferas.
A esfera da importância refere-se a todas as atividades que são significativas em nossa vida, aquelas que trazem resultados a curto, médio ou longo prazo. É a estrada certa, na qual colocamos nosso carro, sabendo que na linha de chegada estaremos realizados. O que é importante pode esperar horas, dias, semanas, meses, etc., pois tem tempo para ser feito.
Na esfera da importância, a prioridade deve ser dada às atividades verdadeiramente significativas, aquelas que trazem resultados mais efetivos. Estão aqui as ações que, realizadas hoje, fazem diferença na tua empresa, no teu emprego, na tua comunidade e para as pessoas com quem convives. Em suma, fazem diferença na tua vida.
Quando o empreendedor baseia sua vida na esfera da importância, ele está trilhando o caminho que o levará ao ponto desejado. Cada ação importante realizada proporciona uma sensação de dever cumprido. Por exemplo, aquele dia em que, mesmo cansado e sem vontade, vais para a escola. Qual é a sensação depois de sair? Apesar do cansaço, surge uma sensação de paz com a tua consciência, pois sabes que ir à escola é importante para o teu bem-estar e desenvolvimento.
A esfera da urgência abrange todas as atividades cujo tempo está curto ou acabou. São tarefas que surgem em cima da hora, que não podem ser previstas, mas que geralmente causam stress. Urgente é toda tarefa que deve ser feita imediatamente, pois gera problemas se não for executada. Uma tarefa urgente não tem tempo, ela precisa ser feita já! A maioria dos empreendedores sabe exatamente o que é urgente, vivemos urgências todos os dias. O verbo “correr” é um dos mais conjugados nos dias de hoje.
A esfera circunstancial, por sua vez, cobre as tarefas desnecessárias. São os gastos de tempo de forma inútil, tarefas feitas por comodidade ou por serem “socialmente” apropriadas. É a estrada que não leva a lugar algum, que não traz resultados, apenas frustrações. De todas as esferas da tríade, a que exige maior preocupação e atenção é a das circunstâncias.
A definição de circunstâncias é qualquer tipo de atividade que és levado a fazer em função de uma situação, condição, ambiente ou de outra pessoa, sem a tua total vontade. Uma boa analogia de circunstância é uma visita inesperada. Ela chega sem avisar, coloca-te numa posição difícil de dizer não, evitas ser indelicado, mas na verdade, queres mesmo é que ela vá embora. Aceitas a situação por educação ou amizade. Ela gasta o teu tempo e, no final, geralmente, ficas irritado por ter engolido o sapo.
Para ilustrar a esfera das circunstâncias, compare a vida a um avião. Quando estás dentro de um avião, podes assumir duas posições: piloto ou passageiro. Quando és passageiro, alguém está a levar-te para uma direção e pouco podes fazer para mudar isso. Ou seja, ele tem controle sobre os teus caminhos. Nesse caso, estás a ser totalmente guiado pelas circunstâncias.
A outra posição é a de piloto. Nela, assumes o controle do avião e o levas para onde quiseres. Escolhes o caminho, a velocidade, a direção. Estás indo em direção ao teu objetivo. Não és escravo das condições, mas sim o mestre das tuas escolhas.
Permitir que as circunstâncias dominem a tua vida é assumir a posição de passageiro, deixando que a vida faça as escolhas por ti, que os outros decidam teus caminhos e que as situações exijam uma reação tua. Por isso, a esfera das circunstâncias é a mais perigosa de todas. Nela, colocas a tua vida e o teu destino nas mãos do acaso. Onde a tua vida está te levando? Esse é o lugar onde tu queres chegar?
O tempo é o recurso mais escasso e valioso que existe. Administrar o tempo é um dos melhores investimentos, tanto a nível pessoal quanto empresarial.
Planear o tempo significa saber o que se quer fazer e ordenar as ações para realizar a maior quantidade de atividades no menor tempo, atingindo os objetivos. Sabe-se que o problema não é o tempo, mas sim a forma como cada um de nós o vive.
O tempo é um recurso natural onde ocorrem todas as ações da humanidade. Os homens criaram padrões que permitem medir o tempo. O padrão de medida mais pequeno é aquele a partir do qual foram convencionados outros padrões, como minuto, hora, dia, semana, mês, ano, quinquénio, etc., sendo o milênio o padrão de medida mais longo.
Gerir o tempo implica saber quais são os nossos objetivos e prioridades, saber o que queremos no futuro e o que devemos fazer para alcançá-lo. Existem inúmeras coisas que gostaríamos de fazer e, por vezes, comprometemo-nos com todas elas! O que acontece? Não terminamos as tarefas, sentimos-nos desiludidos e perguntamos por que não conseguimos. É importante:
As interrupções são normalmente causadas pelo não cumprimento de planos. É importante preservar momentos para trabalho e aprender a dizer NÃO. Sentar-se de costas para áreas movimentadas, fechar a porta, ir para uma biblioteca ou outro local de trabalho/estudo, fazer telefonemas apenas nas pausas do trabalho/estudo.
Importante:
O tempo é um recurso muito importante porque o ser humano tem uma esperança de vida limitada. Tudo o que temos a fazer deve ser dentro dessa vida, que em muitos casos não ultrapassa os cem anos. O tempo é um recurso precioso e escasso, que deve ser usado de modo a aumentar as chances de sucesso.
Todos nós, alunos, empreendedores e a sociedade em geral, temos sempre outras ocupações além daquelas diárias. Mas muitas vezes enfrentamos conflitos entre a quantidade de atividades que temos para cumprir e o tempo disponível. Por isso, devemos planear de forma eficiente o uso do nosso tempo para podermos fazer mais em menos tempo.
O uso racional e planificado do tempo pode trazer as seguintes vantagens:
Para melhor uso do seu tempo, os empreendedores devem planificar o seu tempo. Muitas vezes trabalhamos em correrias e depois descobrimos que o que fizemos não era a tarefa prioritária naquele momento. Por isso, uma boa planificação do uso do tempo é essencial para o sucesso das nossas atividades quotidianas.
Para planear bem o tempo, a pessoa tem que saber dizer “não” a algumas atividades. O “não” pode trazer-nos sucesso nas nossas atividades. Porém, um “não” mal utilizado também pode trazer consequências negativas, daí a atenção e o cuidado no uso desta palavra.
Um bom empreendedor deve sempre descobrir quando trabalha optimamente e quando trabalha menos, dividindo o seu tempo com base nisso – fazendo as tarefas mais difíceis quando tem energia para tal, ou seja, quando trabalha optimamente, e deixando as tarefas mais fáceis para quando tem menos energia, quando trabalha menos. O empreendedor, para trabalhar com eficácia, deve conhecer o seu próprio ritmo.
Veja a seguir alguns sinais de má gestão do tempo:
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